Política de Tratamiento de Datos Personales

Gym Machine Colombia SAS reconoce la importancia de la privacidad, la protección de los datos personales y el ejercicio efectivo del derecho fundamental de hábeas data. Esta política describe las reglas bajo las cuales la compañía trata la información personal de las personas con quienes se relaciona.

La compañía adopta medidas razonables para que el tratamiento se realice de forma responsable, transparente y segura, de acuerdo con la naturaleza de sus actividades comerciales B2B y con las normas aplicables en Colombia.

Esta política se desarrolla teniendo en cuenta, entre otras normas aplicables, el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, así como los lineamientos aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El responsable del tratamiento de los datos personales es Gym Machine Colombia SAS, que opera comercialmente bajo el nombre Gym Machine.

Esta política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de datos personales que Gym Machine Colombia SAS realice directamente o mediante encargados autorizados.

Su propósito es informar a los titulares sobre las finalidades del tratamiento, los canales disponibles para ejercer sus derechos y las medidas generales aplicables a la gestión de la información.

Esta política aplica a los datos personales tratados en el desarrollo de las actividades de Gym Machine Colombia SAS, en medios físicos, digitales, telefónicos, presenciales o de cualquier otra naturaleza.

Para efectos de esta política, los siguientes términos se entienden en un sentido consistente con la normativa colombiana aplicable:

Gym Machine orienta el tratamiento de datos personales conforme a los siguientes principios:

Según la relación con el titular y la finalidad aplicable, Gym Machine puede tratar información de identificación, contacto, actividad comercial y datos necesarios para atender proyectos o solicitudes. No todos los datos de esta lista se recaban en todos los casos.

La información técnica se trata únicamente cuando sea necesaria para el funcionamiento, la seguridad o la trazabilidad de los canales digitales. Gym Machine no declara con esta política que todos esos datos sean recolectados actualmente en cada visita o interacción.

El formulario de solicitud de cotización de la página web solicita: nombre y apellido, empresa, cargo, correo, celular o WhatsApp, nombre del proyecto, ciudad y tipo de proyecto. Estos datos se usan para evaluar y atender la solicitud comercial.

Cuando corresponda, Gym Machine podrá registrar evidencia de la interacción y de la autorización: fecha y hora, estado y versión del consentimiento, texto aceptado, origen, URL del formulario y dirección IP. Estos registros buscan acreditar la autorización y facilitar la gestión de los derechos del titular.

Gym Machine podrá tratar los datos personales para las finalidades relacionadas con la relación comercial, contractual, operativa y de servicio que corresponda:

Cuando exista autorización válida o una base legal aplicable, Gym Machine podrá enviar información comercial, novedades, productos, servicios, promociones y contenidos relacionados con gimnasios y equipamiento; realizar campañas de email marketing y efectuar seguimiento comercial.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones promocionales o comerciales mediante el canal indicado en esta política.

La autorización para el tratamiento será previa, expresa e informada cuando legalmente corresponda. Gym Machine informará al titular la finalidad del tratamiento y los canales para ejercer sus derechos antes o al momento de obtener la autorización.

En formularios web, la autorización podrá obtenerse mediante una casilla de aceptación desmarcada por defecto u otro mecanismo que permita evidenciar una manifestación inequívoca. La autorización será requisito cuando la ley así lo exija.

Gym Machine podrá conservar evidencia de la autorización para acreditar que fue obtenida y para gestionar los derechos del titular. Esa evidencia puede incluir identificación del titular, correo, celular, empresa, fecha y hora, estado del consentimiento, versión de la autorización, texto aceptado, origen, URL y dirección IP.

Estos registros se conservarán con medidas razonables de seguridad y únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad de prueba, gestión de derechos y cumplimiento de obligaciones aplicables.

El titular de los datos personales, o quien esté legitimado conforme a la ley, podrá:

Gym Machine no busca recolectar datos sensibles mediante el formulario comercial ordinario. Si de manera excepcional fuera necesario tratarlos, se aplicarán las reglas legales correspondientes y se informará su carácter facultativo cuando aplique.

La entrega de datos sensibles no será exigida para tramitar una solicitud comercial ordinaria, salvo que exista una necesidad legal o contractual válida y se cumplan los requisitos aplicables.

Los servicios y formularios comerciales B2B de Gym Machine no están dirigidos a niños, niñas ni adolescentes. La compañía procura evitar la recolección de sus datos, salvo situaciones legalmente permitidas, necesarias y en las que se proteja su interés superior.

Gym Machine puede apoyarse en proveedores tecnológicos y encargados para hosting, automatización, correo, almacenamiento, CRM, email marketing, analítica y soporte tecnológico. Cuando un tercero trate datos por cuenta de Gym Machine, se procurará que actúe bajo instrucciones, medidas y obligaciones acordes con la normativa aplicable.

La arquitectura tecnológica puede utilizar o integrar servicios como Vercel, Hostinger, n8n, Google Workspace o Google Sheets, servicios de correo electrónico y plataformas de CRM o email marketing. Esta referencia describe tecnologías que pueden ser utilizadas o integradas; no implica afirmar que una plataforma futura específica esté activa.

Algunos proveedores tecnológicos pueden procesar o alojar información fuera de Colombia. Gym Machine procurará cumplir los requisitos legales aplicables a las transmisiones y transferencias nacionales o internacionales de datos personales.

La compañía no realiza afirmaciones generales sobre la ubicación física de servidores, pues esta puede depender del proveedor y de la configuración aplicable en cada momento.

Gym Machine aplica medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables y proporcionales para proteger la información contra acceso, uso, alteración, pérdida o divulgación no autorizados.

Estas medidas pueden incluir control de acceso, gestión de credenciales, restricción de permisos, uso de proveedores tecnológicos, respaldo cuando corresponda y prácticas orientadas a proteger la información. Ninguna medida de seguridad puede garantizar protección absoluta frente a todos los riesgos.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender la relación comercial o contractual, cumplir obligaciones legales y defender derechos de Gym Machine o de los titulares.

Los datos comerciales podrán conservarse mientras exista una relación o autorización válida y durante períodos razonables posteriores, de conformidad con obligaciones legales, comerciales y de archivo que resulten aplicables.

Las consultas podrán enviarse a ventas@gymmachinecolombia.com. Deben permitir identificar al titular o a quien actúe en su nombre e indicar claramente la información que se desea consultar.

Gym Machine atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible responder dentro de ese plazo, se informará la razón y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Las solicitudes de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento podrán enviarse a ventas@gymmachinecolombia.com. El reclamo debe incluir información suficiente para identificar al titular, describir los hechos y facilitar una respuesta.

Gym Machine atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible atenderlo dentro de ese plazo, se informará la causa y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización cuando corresponda legalmente. Estas solicitudes se evaluarán conforme a la ley y a las circunstancias del tratamiento; pueden existir obligaciones legales, contractuales o de defensa de derechos que impidan eliminar determinada información de forma inmediata.

El titular puede solicitar dejar de recibir mensajes promocionales o comerciales enviando su solicitud a ventas@gymmachinecolombia.com. La solicitud no afecta los mensajes estrictamente necesarios para atender una relación contractual, una solicitud vigente o una obligación legal, cuando correspondan.

El sitio puede utilizar tecnologías necesarias para su funcionamiento, seguridad, medición o mejora. Gym Machine no afirma mediante esta política que existan cookies publicitarias cuando no estén implementadas.

Cualquier implementación futura de tecnologías similares deberá respetar esta política, informar de forma apropiada a los usuarios y cumplir la normativa aplicable.

Gym Machine podrá actualizar esta política por cambios legales, tecnológicos, operativos o comerciales. Los cambios relevantes serán publicados en esta misma página y tendrán la fecha de actualización correspondiente.

Fecha de entrada en vigencia: 21 de agosto de 2026.

La política permanecerá vigente mientras Gym Machine Colombia SAS realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades y obligaciones aplicables.